Online agenda planning software: personeelsplanning, reserveringssysteem, afspraken planner

Support - Veelgestelde vragen - Algemeen

Hier staan veelgestelde vragen over mogelijkheden van de online agenda planning software:

Algemeen

Is er een demo versie van dit online reserveringssysteem?

Via de nep-reclame rechts bovenin kunt u een voorbeeld zien van hoe klanten online reserveringen en afspraken plannen via uw website. U kunt in het menu "Voorbeeld" bovenin online agenda's van afspraken en reserveringen met bijbehorende instellingen vinden, en uiteraard kunt u altijd gratis een account openen.

U kunt de instructie video hieronder bekijken voor een goed algemeen beeld van onze planning software. Tevens laat het veel opties zien die in ons reserveringssysteem zitten, hoe uw online agenda eruit ziet en hoe een afspraak plannen wordt opgezet. Na het kijken kunt u gemakkelijk zelf een afspraken planner aanmaken in uw eigen account.

Hoe werken online betalingen?

U kunt bij Mollie of bij Multisafepay FastCheckout (niet Multisafepay Connect) eerst een account aanmaken. Wij hebben een koppeling met deze systemen. Sokati verschijnt op een webpagina op uw eigen website. Als een klant op uw eigen website in beeld krijgt dat er betaald moet worden, dan wordt de klant doorgestuurd naar Mollie (of Multisafepay) om te betalen. Sokati ontvangt een beveiligd digitaal seintje dat de betaling gelukt (of mislukt) is, dus u ziet bij ons helder direct in beeld hoe veel er betaald is (of dat er een betaling bezig is).

Deze betalingsservice verzorgt de online betalingen en beheert tevens alle online betaald geld op een soort aparte online geldrekening; wij beheren geen geld. U kunt op ieder tijdstip geld van deze online rekening naar uw bank overmaken, of dit automatisch laten doen.

Momenteel kunt u kiezen voor Mollie, of voor de ouderwebste Multisafepay FastCheckout (die Multisafepay niet meer verkoopt). Wij ondersteunen geen iDeal service van een specifieke bank, omdat dit dan zou betekenen dat al onze klanten van die specifieke bank moeten gebruik maken; Mollie is niet bank gebonden.

Kan ik ook geen betalingen afhandelen of alleen contante betalingen afhandelen?

Ja, het online betalen is slechts optioneel; we raden het wel aan, het scheelt gruwelijk veel tijd want u hoeft nooit meer op uw rekening te kijken. Geen betalingen afhandelen kan ook (de meeste klanten gebruiken niet online betalen), maar u kunt wel contante betalingen bij iedere reservering of afspraak planning bewaren (in de online agenda onder het euro-teken). Ons online reserveringssysteem is wel veel nuttiger als ook online betalen wordt gebruikt tijdens de afspraak plannen, maar het hoeft absoluut niet.

Ik zoek een online agenda reserveringssysteem maar dan met andere opties en mogelijkheden.

Wij passen graag ons reserveringssysteem voor u aan, bijvoorbeeld door extra gegevens te vragen als klanten een afspraak of reservering plannen (zoals welke verzekeraar, of geboortejaar, enz). De "Opmerkingen"-vraag die altijd wordt gesteld, kunnen we bijvoorbeeld voor u vervangen door uw specifieke vraag (bijvoorbeeld "Inclusief ontbijt?" of "Voucher code") met eventueel vaste eigenschappen (minimaal 10 tekens, ja/nee, enz.). En zo zijn er nog tal van zaken die we voor u kunnen uitbreiden of aanpassen; we zijn altijd blij met goede tips van gebruikers.

Hoe gaat jullie reserveringssysteem met timezones om?

Bij het aanmaken van uw account kunt u uw timezone instellen. Het is erg belangrijk dat deze klopt, omdat de planning van diverse zaken hier vanaf hangt, oa. vanaf hoe laat vandaag nog afspraken kunnen worden ingepland, of een afspraak in het archief moet worden gezet, of er een herinneringsmail naar uw klant moet worden verstuurd, enz. Kortom, als u de timezone niet goed instelt, kunt u mogelijk afspraken of reserveringen of boekingen mislopen.

Kan ik een afspraak in de online agenda plaatsen buiten de door mij ingevoerde beschikbaarheidstijden?

Ja, dat kan altijd. Als u een afspraak of reservering of boeking inplant via de online agenda, waarschuwt ons reserveringssysteem indien deze buiten de door u aangegeven beschikbaarheidsuren valt, als er al een afspraak of reservering of boeking is op het gegeven tijdstip, en als er categorie-restricties van toepassing zijn. U kunt er altijd voor kiezen om alle waarschuwingen te negeren.

Hoe is de privacy geregeld als mijn klant al bekend is bij jullie reserveringssysteem via een ander bedrijf of vereniging?

Natuurlijk kunt gegevens van deze nieuwe gebruiker niet zien, totdat deze klant ook uw klant wordt. Pas als degene -die in ons reserveringssysteem bekend is- zelf een afspraak of reservering of boeking bij u inplant, geeft diegene daarmee toestemming uw klant te zijn. Dus pas als er een afspraak of reservering in uw online agenda staat, dan pas is de klant bij u bekend. In het zeer zeldzame geval dat u zelf handmatig een klant toevoegt, en deze klant al bekend is in de afspraken planner, dan is het niet toegestaan om deze klant toe te voegen, dankzij onze privacy regels in onze algemene condities. Om dit op te lossen, kunt u de klant vragen om zelf online in te plannen.

Welke e-mails stuurt jullie planning software?

Dit is volledig in te stellen. Ons reserveringssysteem stuurt een herinneringsmail naar uw klant, een in te stellen aantal dagen vantevoren. Daarnaast krijgt u als u wilt tijdens het afspraak plannen zelf een e-mail, of juist bij het annuleren van een afspraak of boeking of inschrijving. Tenslotte krijgt u sowieso tijdens het afspraak plannen zelf, een e-mail als er een bevestiging vanuit u nodig is. Ook krijgt u maandelijks een online agenda overzicht van alle online afspraken of reserveringen of boekingen van de afgelopen maand.

Kan jullie planning software ook tickets of toegangsbewijzen genereren?

Ja, dat kan. Standaard hoort bij iedere afspraak, boeking of inschrijving een unieke code. U kunt op deze code zoeken, en klanten zien deze code in het e-mailoverzicht. Met deze code kunnen klanten zich nu al -in combinatie met de naam- identificeren. Op basis van deze code kan ons reserveringssysteem bij de online agenda ook een ticket of toegangsbewijs plaatsen, met streepjescode en uw logo. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

Kan ik mijn restauranttafel in 2 stukken splitsbaar in laten plannen?

Ja, dat kan, echter standaard alleen in 2 stukken (of meerdere stukken met beperkingen), zoals ook in het voorbeeld hier is uitgelegd. Ons reserveringssysteem is bewust niet ontworpen om standaard enkele uitzonderlijke situaties aan te kunnen, omdat ons reserveringssysteem gemakkelijk instelbaar moet zijn. Het is echter voor ons mogelijk om in ons reserveringssysteem voor u op bepaalde punten een uitzondering te maken. Neem met ons contact op voor de mogelijkheden.

Kan ik reserveren voor meerdere diensten (bijvoorbeeld meerdere festivaldagen) tegelijkertijd?

Er kan sowieso voor meerdere personen worden geboekt, gereserveerd of ingeschreven. Ons reserveringssysteem is bewust niet ontworpen om standaard enkele uitzonderlijke situaties aan te kunnen, omdat ons reserveringssysteem gemakkelijk instelbaar moet zijn. Deze situatie is vrij uitzonderlijk. Als er bijvoorbeeld voor losse festivaldagen en een combinatieticket (voor alle dagen) geboekt kan worden, dan staat meestal het aantal maximale combinatietickets al vast. In dit geval kan u in ons reserveringssysteem gewoon een combinatie-dienst worden aangemaakt. Mocht u vragen hebben over instellingen, of denkt u in uw situatie niet uit de voeten te kunnen, dan kunt u met ons contact opnemen.

Kunnen nieuwe gebruikers zich inschrijven voor diensten met een specifiek kriterium?

Als u iets met een voorwaarde aanbiedt (bijvoorbeeld een vervolg-curses), moet ons reserveringssysteem weten welke gebruikers voldoen aan deze voorwaarde. Een nieuwe gebruiker valt in de klant-categorie "Nieuwe klant", en kan dus nooit in de door u vereiste klanten-categorie vallen. U kunt vantevoren alle gebruikers aan onze planning software toevoegen en per klant de klant-categorie instellen, maar u kunt ook een "inschrijf"-dienst aanmaken voor nieuwe gebruikers. Bij iedereen die zich hiervoor inschrijft, kunt u dan de klant-categorie instellen, en de gebruiker vervolgens uitnodigen om zich voor het juiste item in te schrijven.

Extern

Is jullie reserveringssysteem ook te gebruiken als mijn internetconnectie wegvalt?

Ja, op diverse manieren is ons reserveringssysteem nog bruikbaar als uw internetconnectie weg valt. U kunt simpelweg de online agenda van de reserveringen in uw browser laten staan, waardoor u de gegevens in beeld hebt - waarschijnlijk hebt u deze toch in beeld. Verder kunt u altijd een .zip-file downloaden met alle afspraken (in .ics formaat). U kunt er ook voor kiezen om externe software op uw computer te installeren, wat ook handig is om de roosters grafisch te bekijken. Hieronder staat een voorbeeld van het programma Sunbird die van een hotel de nachten laat zien, en daarmee dus ook de bezetting en de beschikbaarheid in onze afspraken planner. Goede software om uw roosters te bekijken zijn onder andere:

(Windows, Apple, Unix) Sunbird: "File" - "Subscribe to remote calendar..."
(Apple) iCal
(Linux) KOrganizer
(*) Wikipedia...

Nu beginnen?

Voorbeeld

Kijk hier voor het online plannen van een proefles.

Online agenda in uw account:

tekst of grafisch online agenda planning overzicht per dag/maand/week
lijst filteren op rooster, dienst, specifieke klant, of datum
toon onbevestigde afspraken of reserveringen
toon alleen een specifieke afspraak of reservering (ID)
cash betaald bedrag per reservering of afspraak invoeren
direct plannen voor een bestaande of niet-bestaande klant
export naar Excel

Wat voor online planning software zoekt u?